Groepsvoorwaarden

Voorwaarden met betrekking tot groepsreizen. Naast onze algemene voorwaarden gelden voor onze groepsreizen nog een paar andere regels waarvan je hieronder een overzicht aantreft. In alle gevallen geldt, dat wanneer het minimale deelnemersaantal niet wordt gehaald, de geoffreerde prijs komt te vervallen. In de offerte voor je reis wordt aangegeven wat het minimale deelnemers aantal van de desbetreffende reis is. Meestal staan hierin ook de consequenties genoemd die je kunt verwachten als je met minder mensen dan gepland zou uit komen. Zorg dat je een duidelijke (haalbare!) prognose maakt over het te behalen aantal deelnemers aan jouw groepsreis. Algemeen Zorg dat je goed op de hoogte bent van alle informatie en voorwaarden die betrekking hebben op jouw groepsreis. Deze informatie staat in je offerte maar ook in onze algemene reisvoorwaarden die je bij ons kunt opvragen. Contract Bij boeking van een groepsreis ontvang je van ons een contract waarmee je verklaart op de hoogte te zijn van de voorwaarden van je groepsreis. (Mocht er iets wijzigen dan ontvang je een nieuw contract, die je ook weer moet ondertekenen.) De reden voor een contract is dat voor iedereen alles duidelijk is, en dat er geen misverstanden kunnen ontstaan omtrent de gemaakte afspraken. Flucturerende deelnemersaantallen & werving Het is belangrijk dat je ons op de hoogte houdt van het verloop van de werving van jouw groep. Dit is nodig zodat wij bijtijds ervoor kunnen zorgen dat kamers en/of appartementen (indien mogelijk) kunnen worden teruggeven of bijgeboekt bij de desbetreffende accommodatieverschaffer. Uiterlijk 4 weken van tevoren ben je verplicht om het definitieve aantal deelnemers door te geven, tenzij in je offerte een andere termijn wordt genoemd. Alleen op aanvraag zijn dan wijzigingen mogelijk. Dit is nodig om onnodige annuleringskosten te voorkomen. Betalingsvoorwaarden Als je besloten hebt om je groepsreis bij ons onder te brengen, ontvang je een voorlopige factuur met daarop een aanbetalingsbedrag en een restbedrag. De aanbetaling dient direct te worden voldaan. Indien niet tijdig gehoor wordt gegeven aan de betalingsvoorwaarden zal de reis geannuleerd worden. Het restbedrag dient uiterlijk 8 tot 4 weken voor vertrek te zijn overgemaakt. Er zijn uitzonderingsgevallen waarbij deze termijn kan uitlopen maar dit alleen in overleg. De hoofdboeker is hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de groep en de tickets worden pas verstuurd als de gehele reissom is voldaan. Kortingen & Vrijplaatsen Kortingen die in de offerte genoemd worden zijn geldig. Eventuele kinderkorting moet vooraf bij ons aangevraagd worden. Deze wordt in sommige gevallen gegeven in hotels / pensions en voor liftpassen in de meeste wintersportgebieden. Als het uitdrukkelijk vermeld staat in de offerte heb je recht op een vrijplaats. Een vrijplaats geldt altijd voor het basisarrangement op een bepaald aantal (in de offerte vastgestelde) volbetalenden. Opstaptijden en opstapplaatsen van de bus & busgebruik op locatie Als je een groep van minimaal 20 personen hebt gehaald kun je in overleg met ons je eigen opstapplaats bepalen, mits deze in te passen is in de busplanning van de desbetreffende busmaatschappij. Als je met een eigen bus reist (en de verantwoordelijkheid hebt om de bus te vullen: een eigen bus houdt in dat alle stoelen betaald moeten worden ook al blijven ze leeg!) heb je meer vrijheid. In de meeste gevallen hebben wij uitsluitend beschikking over bussen met Royal Class stoelen. Ons busvervoer wordt uitgevoerd door busbedrijven die in het bezit zijn van het keurmerk voor busbedrijven van de stichting keurmerk. Chauffeurs die bij de groep op locatie blijven zetten zich normaal gezien 100% in voor een groep. Wel zijn ze gebonden aan bepaalde regels van de rijtijdenwet zodat er op de aankomst- en vertrekdag vaak niet- of beperkt gebruik gemaakt kan worden van de bus. In vele gevallen is het aantal kilometers dat de bus kostenloos per dag kan reizen gesteld op 25. Wordt dit aantal overschreden dan kan het zijn dat de extra gereden kilometers in rekening worden gebracht. Hierover zal als het goed is nooit een misverstand over mogen ontstaan omdat dit soort dingen altijd van tevoren geregeld en besproken worden. Bussen die ter plaatse blijven, kunnen alleen worden gebruikt voor het vervoer van- en naar de piste. Voor andere gelegenheden (bijvoorbeeld een "privé ophaalrit" voor de eigen groep na een middagje apres snowboarden in een ander dorp) zal in overleg met de chauffeur gekeken moeten worden naar de mogelijkheden. Bagage Alle bussen hebben een beperkte bagageruimte! Het is dus belangrijk dat de limiet (1 x een tas van normale afmetingen + 1 x paar skiës of 1 x snowboard + handbagage) niet wordt overschreden. Als je verwacht dat er extra bagage zal zijn, zoals testmateriaal of slalompalen, dan moet dit van tevoren gemeld zijn. In een groot aantal gevallen is het mogelijk om een bus met aanhanger te reserveren, mits dit bij het aanmelden van de groep meegenomen is (en in de offerte vermeld wordt). Een aanhanger kost in de meeste gevallen iets extraês maar is onontbeerlijk als er veel spullen vervoerd moeten worden. Begeleiding/ opvang ter plaatse Op sommige locaties is een reisbegeleider aanwezig die van alles voor de groep zal regelen. Wanneer dit niet zo is kan een reisbegeleider meegestuurd worden met de groep, indien gewenst. De ervaring heeft geleerd dat het nodig is om een verantwoordelijke voor de groep aan te stellen en dat ervaren reisbegeleiding een meerwaarde geeft aan de vakantie! Accommodatie We proberen er altijd voor te zorgen dat de groep zo dicht mogelijk bij elkaar ondergebracht wordt, liefst geconcentreerd op bepaalde etages etc. Vooral in het geval van appartementen en studios in Frankrijk kunnen wij echter zelden garanderen dat je met één grote groep op dezelfde etage of zelfs in precies hetzelfde gebouw zult zitten. Soms lukt het, soms niet. Annuleringsverzekering Hoe groter de groep, hoe groter de kans dat iemand om welke reden dan ook zal afhaken. Wijs de deelnemers erop dat het afzeggen van de reis niet zomaar kan en dring erop aan dat een annuleringsverzekering wordt afgesloten. Boek je met de hele groep tegelijk en ben je zelf hoofdboeker, dek jezelf dan in door een annuleringsverzekering voor de reis te nemen. Annuleren is alleen mogelijk volgens de voorwaarden. Deze kun je bij ons opvragen. Gegevens Van elke deelnemer hebben wij voor- en achternaam, volledig adres met postcode, geboortedatum en telefoonnummer nodig.